Hoeveel rampen zijn er nodig om de mensheid te verenigen (Loesje)
Vandaag kregen we een telefoontje van een klant met de vraag of we weer een training crisismanagement voor ze kunnen verzorgen. En dat doen we natuurlijk met veel plezier. De laatste training crisismanagement van afgelopen jaar verzorgden we voor een andere organisatie die tot dan toe door een van onze concullega’s was begeleid in de trainingen. Ze hadden ‘goede verhalen’ van ons gehoord en vroegen of wij de training wilden verzorgen. We werden daar ontvangen en we merkten dat de deelnemers echt zenuwachtig waren. Het bleek dat ze tot dan toe steeds gefilmd waren tijdens de trainingen en achteraf uitgebreide evaluaties toegestuurd kregen. En in die evaluaties kwam eigenlijk niemand er goed uit naar voren, de conclusie in het rapport was dat eigenlijk niemand echt geschikt was als lid van het crsismanagementteam. Het duurde niet lang voordat de deelnemers wat tot rust kwamen en ons aangaven waar ze eigenlijk behoefte aan hadden, namelijk wat ondersteuning in hoe ze het georganiseerd krijgen tijdens een incident/crisis met de mensen die ze hebben. En daar wilden ze graag met elkaar in oefenen en elkaar direct op een open en eerlijke manier aanspreken op dat wat er gebeurt. Voor ons een passende vraag. Het ontwikkelen van een passende werkwijze met de aanwezige mensen, middelen en materialen.
Zijn incidenten voorspelbaar?
Incidenten gebeuren als je het niet verwacht, en soms als je het wel verwacht zoals vorige week bij het vallen van een beetje sneeuw, dan krijgen we files, vallen er treinen uit, zijn mensen te laat op afspraken en loopt het vast in ons landje. En toch weten we dat eigenlijk op voorhand. Crisissen die je niet kan voorspellen maar wel weet dat ze gaan gebeuren zijn explosies, branden, gasontsnappingen, diefstal, terroristische aanslagen, ontvoeringen, gijzelingen, ICT-hacks, vastlopende toestellen in pretparken, instortende steigers, verkeersongevallen, seksuele intimidatie, discriminatie, stakingen, voedselvergiftiging, etc. Er kan heel veel gebeuren wat de dagelijkse gang van zaken of in het ergste geval het voortbestaan van een organisatie in gevaar kan brengen. Het is goed om je daarop voor te bereiden. Maar tot welk niveau ga je dat dan doen?
Tot welk niveau voorbereiden is realistisch?
Je kan jezelf voorbereiden en een crisiscentrum inrichten met alle denkbare middelen en materialen die je maar kan voorstellen. En het dan ‘control center’ noemen en smart boards gaan aanschaffen. Crisismethodieken gebruiken zoals FABCM, Feiten, Analyse, Besluitvorming, Communicatie en Monitoring, SARA, Scan, Analyze, Respond en Asses, de gewone BOB (Beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming) of ‘De dikke BOB’ van Ed Oomes (rizoomes.nl). We zien vaak veel goede wil en tegelijk het ontbreken van tijd en gelegenheid om de mensen die ermee moeten werken te trainen en te ontwikkelen. Het is altijd de vraag tot welk niveau je het vakmanschap van de betrokken medewerkers wilt ontwikkelen.
Vandaar dat wij altijd terug gaan naar de vraag ‘hoe wil je als organisatie reageren als er een crisis/incident is? En vooral, wat is dan realistisch om zelf te kunnen gaan organiseren? We zien vaak een wens om het 'groots' aan te pakken en tegelijk zien we dat er geen tijd beschikbaar gemaakt wordt om het vakmanschap te ontwikkelen en op niveau te houden. Wij gaan dan met de klant op zoek naar een passende vorm die ook te realiseren is. Vakmanschap ontwikkelen kost tijd, en voor veel organisaties hoef je geen vakman te worden om tijdens een incident/crisis op een goede manier te reageren. Je hebt tenslotte een team mensen beschikbaar met verschillende kennis en expertise. Als je samenwerkt tijdens een crisis krijg je een beter resultaat.
Veiligheidsregio's als voorbeeld
Veel organisaties nemen de veiligheidsregio’s in Nederland als voorbeeld. De veiligheidsregio’s zijn opgericht als reactie op een aantal grote rampen zoals de vuurwerkramp Enschede (2000) en de cafébrand in Volendam (2001). Doel van de veiligheidsregio’s is de samenwerking tussen de verschillende hulpdiensten te verbeteren en ervoor te zorgen dat er snel en effectief gehandeld kan worden tijdens incidenten/crisissen/rampen. Ze zijn opgericht om crisissen te beheersen in samenwerking met alle betrokken partners, om intern de expertise en het vakmanschap te ontwikkelen om alle andere betrokken partijen en organisaties tijdens een crisis te verbinden en de samenwerking te coördineren. De vraag voor ons is hoe ga je als organisatie die expertise en dat vakmanschap ontwikkelen? In de veiligheidsregio’s hebben we het woord ‘ontzorgen’ geleerd. Juist datgene waar je in onze ogen expertise en vakmanschap mee ontwikkelt, het voorbereiden en verzorgen van CoPI-, ROT- en GBT-trainingen, werd veelal uitbesteed. Terwijl de veiligheidsregio’s toch als voorbeeld gelden voor andere crisisorganisaties. Vakmanschap op niveau houden vraagt tijd en aandacht en zou bijvoorbeeld kunnen door als veiligheidsregio’s elkaars trainingen voor te bereiden en gezamenlijk een reizende groep trainers te vormen. Dan ontwikkel je de expertise en het vakmanschap binnen de veiligheidsregio’s zelf. Wij streven altijd naar het intern ontwikkelen van vakmanschap in de organisaties waar we voor en mee mogen werken. We hebben in een betreffende veiligheidsregio een groep medewerkers mogen ondersteunen bij het zelfstandig vorm gaan geven van de CoPI-trainingen zodat hun eigen vakmanschap ontwikkeld werd. Mooi om te zien dat de trots en het zelfvertrouwen van deze groep medewerkers enorm groeide. Voor wat betreft de ROT- en GBT trainingen waren ze daar helaas nog niet aantoe.
De vraag achter de vraag
Terug naar het telefoontje van vanmorgen. Wat wil de klant bereiken en hoe zien ze de ondersteuning die wij gaan bieden? Is het doel om een geschikte en realistische oefenmethode te creëren om zo effectief mogelijk voorbereid te zijn op een incident of crisis, of heeft de organisatie een ander doel voor ogen? Organisaties die een BRZO-aanschrijving hebben zullen deze vraag op een hele andere manier beantwoorden dan organisaties die dat niet hebben. En dat geldt zeker ook voor organisaties die net een crisis achter de rug hebben. Voor beiden blijft ‘de vraag achter de vraag’ van belang. Wat willen we als organisatie en waarom willen we dat.
Bronnen:
· Crisis in de hand.
Voor vragen en- of opmerkingen bel gerust Ruud PLomp 06-12995890 of
Jurriaan Cals 06-22699093
